مدیریت زمان
مدیریت زمان
ترجمه: حسن خسروی، حسن قربانی
مقدمـــــــــهبسیاری از افراد ادعا می کنند که وقت آنها به هدر نمی رود و ابراز می دارند که: من خیلی سازمــاندهی شده کار می کنم، می دانم کجا می روم، می دانم چکار می کنم و... اگر شما واقعاً و صادقانه جزء این دسته از افراد هستید باید بگوییم که در گروه اقلیتی جای گرفته اید. خیلــی از مردم نسبت به روزهای بدون بهره وری (بی حاصل) خود بی تفاوت هستند در حالی که همگی مایل هستیم کارهای بسیاری را در یک روز انجام دهیم، ولی معلوم نیست کارهایمان چقدر ارزش داشته و بر چه اساسی اولویت بندی شده اند و چقدر وقت باید صرف آنها کنیم. مثلاً گاه برای گرفتن یک جواب یا ارسال یک نامه یا درخواست کالا از انبار، بیش از اهمیت موضوع موردنظر به پیگیــری، تعارفات و حاشیه پردازی مشغول می شویم. همچنین در بسیاری از جلسات مسایل جنبی نظیر سیاست، تجارت، خانواده، اوضاع اجتماعی، اخبار سازمانی، و... بیشتر از موضوع یا دستور جلسه موردبررسی و تبادل نظر قرار می گیرند.
مقوله مدیریت زمان سالهاست که ذهن افراد و صاحب نظران رشته های مختلف را به خود مشغول کرده و تاکنون دوره های آموزشی و سمینارهای بسیاری در این ارتباط برگزار شده است. اما آیا واقعاً توانسته ایم بر زمان احاطه پیدا کرده و آن را در کنترل خود داشته باشیم. حقیقت آن است که ما باید خود را اداره کنیم نه زمان را. چرا که زمان اساساً اداره شدنی نیست و خواه ناخواه زمان می گذرد و این ما هستیم که بایستی از آن به خوبی استفاده کنیم. به یک تعبیر مدیریت زمان درواقع همان مدیریت بر خویشتن است و جالب است بدانید مهارتهایی که ما برای اداره کردن دیگران نیازمندیم، همان مهارتهایی است که برای اداره کردن خود نیازمندیم مانند توانایی ومهارت در برنامه ریزی، تفویض اختیار، سازماندهی، رهبری و کنترل. شناخت صحیح و به موقع عواملـــی که وقت ما را هــدر می دهند، خیلی مهم است زیرا بدین ترتیب راه درمان بیماری اتلاف وقت را کوتاه خواهیم کرد. بد نیست این ســـوال را مطرح کنیم که وقت روزانه شما صرف چه کارهایی می شود؟ فرقی نمی کند دارای چه موقعیت شغلی و کاری هستید فقط کافی است لحظاتی روزهای گذشته و امروز خود را مرور کنید. شاید قبل از اینکه به پاسخ شما بپردازیم بهتر است در یک مورد، تکلیف خود را روشــن کنیم و آن این موضوع که آیا شما با ارباب رجوع سروکار دارید یا خیر؟ اگـــــر شما ارباب رجوع ندارید دو حالت دارد:
۱- یا مدیر هستید، اختیارات و کارها را تفویض کرده اید.
۲- یا اینکه ماهیت شغل شما به گونه ای است که با ارباب رجوع سروکار ندارید.
ازطـــــرح این ســـوالها دو هـــدف را دنبال مــــی کنیم:
الف) ذکر این نکته که میان صرف وقت برای کسی که ارباب رجوع دارد و کسی که با ارباب رجوع سروکار ندارد خیلی فاصله است. به عبارت دیگر، افرادی که با ارباب رجوع سروکار دارنــد، وقتشان طوری دیگر صرف می شود که مطلب مهمی است و در تجزیه و تحلیلهای مربوط به مدیریت زمان اغلب دیده شده که موردغفلت قرار گرفته است.
ب) ذکر این نکته که شما باید اختیارات و کارهای خود را به دیگران تفویض کنید.
خوب برگردیم بر سر سوال قبلیمان. واقعاً وقت شما در طول روز صرف چه کارهایی می شود؟ شاید پاسخهای شما برحسب فراوانی و اهمیت اینگونه باشد:
-
دیدن کارتابل نامه ها
-
جلسات و تماسهــای تلفنــی
-
بررسی پرونده ها و تهیه پیش نویس نامه ها یا اخبار و اطلاعات لازم
-
بازرسی و ســرکشی به قسمتها
-
ماموریتهای اداری
-
انجام امـــور شخصـــی
-
ارتباطات غیـــررسمی و حضور در غذاخوری و نظایر آن.
شناسایــــی عــــوامل موثـــر در اتلاف وقت
به طور اجمال می توان عوامل موثر در اتلاف وقت را به قرار زیر برشمرد:
-
عدم تفویض اختیار
-
تماسها و مکالمات زیاد تلفنی
-
جلسات بسیار (درون سازمانـــی و برون سازمانـــی)
-
قبول و یا تحمیل بیش از حد مسئولیت و کار
-
آشفتگی و بی نظمــی فــردی و عدم تمرکز فکــــــری
-
نداشتن کارکنان و همکاران شایسته و کارآمد
-
مسافرتها و ماموریتهای متعدد اداری
-
امور شخصـــی و گرفتاریهای خانوادگـــی
-
عدم بـرنامه ریزی مناسب
-
کار امــــروز را به فـــــردا افکندن.
همانگونه
که مشاهده می شود موضوع « عدم تفویض اختیار» به عنوان شاید مهمترین عامل
اتلاف وقت بویژه برای مدیران عنوان گردیده است. به راستی چرا شما بخشی از
اختیارات خود را به دیگران واگذار نمی کنید؟ بد نیست در این قسمت مهمترین
دلایلی را که برای عدم تفویض اختیار برشمرده شده است را ذکر کنیم:
1 - کارکنان هنوز کار بسیاری برای انجام دادن دارند و واگذاری و تفویض اختیار بیشتر به آنها معقولانه نیست؛
2 - کارکنان توان انجام دادن برخی کارها را ندارند، لذا نمیتوان اختیاری به آنها تفویض کرد؛
3 - کارکنان نمی خواهند به آنها تفویض اختیار شود؛
4 - فرد مناسبی نیست که کارها و اختیارات به او واگذار شود؛
5 - قدرت وجسارت لازم در تفویض اختیار وجود ندارد؛
6 - مدیران ترجیح میدهند برای حفظ شأن و شخصیت خود از تفویض اختیار پرهیز کنند؛
7 - ممکن است تفویض اختیار نشانگر ضعف مدیر در سازمان تلقی شود.
اگر شما به عنوان خواننده این نوشتار، مدیر هستید ببینید که واقعاً کدام مورد یا موارد از هفت گزینه بالا شامل شما هم می شود. بعد کمی تأمل کنید که چرا در چنین وضعیتی به سر می برید؟
خوب جای دارد که به یک موضوع مهم دیگر اشاره کنیم که نوعاً خیلی وقت ما را هدر می دهد. تماسهای تلفنی خارج از برنامه و ملاقاتهای بدون هماهنگی. بهتر است طرف خود را طوری مقید و هدایت کنید که در کوتاهترین زمان مکالمه یا ملاقات حرف خود را بزند. شاید این تجویز در وهله اول سخت باشد ولی می تواند در وقت شما صرفه جویی شود، چون در غیر این صورت برای اینکه محبوب همه باشید ناگزیر هستید که کاملاً در اختیار درددلها، مشکلات، درخواستها، غیبتها و... این و آن باشید و از انجام کارهای ضروری باز بمانید.
یک چیز دیگری که معمولاً کارکنان را رنج می دهد و ممکن است خود آنها خیلی متوجه نباشند که بر روی اتلاف وقت آنان چه تاثیر مهمی دارد، موضوع شلـــــــوغ بودن و به هم ریختگی میز کار است. آیا از آن قبیل افرادی هستید که دوست دارند میز شلوغ داشته باشند یا نه سعی می کنید هر پرونده، نامه، و یا هر ارجاعی را به موقع و به نوبت و ترتیب اهمیت کنار دست خود قرار دهید و به آن رسیدگی کنید. این هم نکته بسیار بااهمیتی است که علاوه بر وقت، اعصاب و روان شما را هم تحت تاثیر قرار می دهد.
یـــک راهنمـــــای کلیــــدیبرای آنکه بر زمان دراختیار، احاطه داشته و بتوانیم آنرا مدیریت کنیم باید هدفگذاری مناسبی داشته باشیم. یعنی اینکه برای هر روز کاری خود اهدافی را ترسیم کنیم. ازسوی دیگر برای هدف گذاری موارد ذیل را درنظــر بگیریم: هدف باید روشن، قابل اندازه گیری، واقع بینانه، قابل دسترسی و محدوده زمانی معینی داشته باشد. خوب حالا به نظر می رسد که دریچه ای دیگر به روی ما باز شده تا نسبت به زمان (وقت) طور دیگری نگاه کنیم و با به کارگیری مجموعه موارد مطرح شده بتوانیم از زمان حداکثر استفاده و بهره را ببریم، چرا که زمان منتظر ما نمی ماند.
نتیجــــه گیــــــــــری۱- ببینید که از زمان چه می خواهید (چه انتظاری دارید)؟
۲- عواملی که وقت شما را هدر می دهند شناسایی و دسته بندی کنید. سپس چاره ای برای برطرف کردن آنها بیابید.
۳- فعالیتهای
روزانه خود را اولویت بندی کنید داشتن یک مسئول دفتر یا منشی فهیم،
دوراندیش و پرانرژی در این زمینه شما را به خوبی یاری خواهدکرد.
۴- به موضوع تفویض اختیار جدا توجه کنید.
۵- هر از گاه به میز خود نگاه کنید و آشفتگی آنرا برطرف سازید.
۶- شفاف و قاطع باشید و با عوامل اتلاف وقت با حسن تدبیر برخورد کنید.
۷- از
مرکب زمان به عنوان وسیله ای برای موفقیت و رشد و اثربخشی هرچه بیشتر
استفاده کنید نه اینکه در دام آن گرفتار شده و دچار بی نظمی و آشفتگی
گردید.
